Xếp phòng học và thời khóa biểu tuần, tránh trùng phòng hoặc giáo viên

Thứ ba, 18:00: lớp Toán và lớp Anh cùng muốn dùng phòng tầng hai. Nếu nhìn hai bảng thời khóa biểu riêng, người xếp lịch có thể phát hiện quá muộn. Cùng một giáo viên được phân công dạy hai lớp trùng giờ cũng gây ra tình huống tương tự. Một lịch tuần dễ đọc cần đủ ba thứ: lớp nào, học ở phòng nào, và ai dạy. Sau đó mới đến chuyện tô màu cho dễ nhìn.

QuảnLớp.VN tách Thời khóa biểu để tạo lịch lặp và Lịch học để xem những buổi cụ thể theo tuần. Bài này đi từ việc thêm phòng đến bước đọc cảnh báo khi giờ học chồng lên nhau. Ví dụ ngày, giờ và tên phòng bên dưới chỉ để bạn hình dung thao tác, không phải một lịch lớp có thật.

Tạo phòng ở đúng chi nhánh

Vào Cài đặt → Phòng học rồi bấm Thêm phòng. Trong hộp thoại Thêm phòng học, chọn Chi nhánh, điền Tên phòng, có thể nhập Sức chứa, sau đó bấm Lưu phòng. Ví dụ bạn tạo phòng A1, sức chứa 12 chỗ, thuộc chi nhánh Quận 1. Phòng phải cùng chi nhánh với lớp mà bạn định xếp vào phòng đó.

1. Nếu trung tâm có nhiều nơi dạy, chọn chi nhánh trước khi đặt tên phòng; cùng tên A1 ở hai chi nhánh không phải cùng một địa điểm.
2. Dùng Sửa nếu tên hoặc sức chứa cần cập nhật. Khi ngừng dùng phòng, chọn Lưu trữ: phòng sẽ không còn là lựa chọn cho lịch mới, còn buổi cũ vẫn giữ thông tin phòng.
3. Đừng hiểu ô Sức chứa là một cam kết hệ thống tự bố trí số học viên phù hợp. Hãy tự đối chiếu số ghế thực tế và số người ghi danh trước khi xác nhận lịch.

Nếu lớp chưa có phòng cố định, mục Phòng học trong lịch lặp cho phép chọn Chưa chọn phòng. Tuy nhiên, khi chưa gán phòng, không thể kỳ vọng cảnh báo trùng phòng giúp bạn phát hiện va chạm tại một phòng cụ thể. Điền phòng ngay khi đã chốt địa điểm dạy sẽ giúp cả người xếp lịch lẫn người đọc lịch cùng nhìn một thông tin.

Chọn màu lớp rồi tạo lịch lặp

Mở Lớp học, tạo lớp hoặc sửa lớp đang có. Trong mẫu lớp, bạn có thể chọn một ô ở phần Màu lớp và phân công giáo viên ở Giáo viên của chi nhánh. Màu được dùng để nhận diện buổi học trên lịch, chứ không thay cho tên lớp hay thông tin phòng. Nếu để trống màu khi tạo mới, hệ thống tự chọn màu cho lớp.

Sau đó vào Thời khóa biểu → Thêm lịch lặp:

1. Chọn Lớp học; nếu đang làm việc theo một chi nhánh, lọc đúng chi nhánh để tránh chọn nhầm lớp tên gần giống.
2. Chọn Phòng học cùng chi nhánh, Thứ, Giờ bắt đầu và Thời lượng (phút). Ví dụ thứ ba 18:00, học 90 phút tại A1. Kiểm tra khoảng giờ thực tế là 18:00–19:30, không chỉ nhìn giờ bắt đầu.
3. Điền ngày bắt đầu hiệu lực và, nếu cần, ngày kết thúc. Một lớp học hai ngày mỗi tuần sẽ cần hai lịch lặp, mỗi lịch cho một thứ.
4. Lưu lịch. Buổi học tương lai được sinh từ lịch lặp; bạn không cần thêm tay từng ngày trong tuần.

Khi Chỉnh sửa lịch lặp, ứng dụng nhắc rằng những buổi tương lai chưa diễn ra có thể thay đổi theo lịch mới; buổi quá khứ, đã hủy hoặc đổi thủ công không bị ghi đè. Hãy đọc thông báo xác nhận trước khi sửa một lịch đã dạy nhiều tuần. Nếu chỉ đổi giờ một ngày, thao tác tại buổi cụ thể trên Lịch học sẽ rõ ràng hơn là sửa cả quy tắc lặp.

Xử lý cảnh báo trùng phòng và giáo viên

Khi tạo hoặc sửa lịch có những buổi chồng thời gian với buổi của lớp khác, hệ thống kiểm tra phòng đã chọn và giáo viên được phân công. Nếu có xung đột, màn hình báo Lịch học trùng phòng hoặc giáo viên, kèm lớp, khoảng giờ và nguồn trùng như phòng A1 hoặc tên giáo viên. Lịch trùng bị chặn thay vì âm thầm lưu để đến hôm dạy mới phát hiện.

Để xử lý, so sánh cả giờ bắt đầu lẫn giờ kết thúc của hai lớp. Nếu A1 đang bận 18:00–19:30, chuyển một lớp sang phòng khác còn trống hoặc đổi khung giờ không giao nhau. Nếu trùng giáo viên, đổi giờ hoặc kiểm tra lại phân công giáo viên của các lớp liên quan. Sau khi sửa thông tin, lưu lại và đọc kết quả mới; đừng chỉ xóa phòng để làm biến mất một cảnh báo vốn là xung đột thật. Cảnh báo phụ thuộc vào phòng và phân công có trong hệ thống, vì vậy dữ liệu khai báo phải sát thực tế.

Đọc lưới tuần sau khi xếp xong

Mở Lịch học và dùng ← Tuần trước, Hôm nay, Tuần sau → để đến tuần cần kiểm tra. Bạn có thể lọc theo Chi nhánh, Giáo viên và Phòng học. Trên màn hình rộng, lưới Thời khóa biểu tuần đặt thứ ở cột và giờ ở hàng. Mỗi khối thể hiện tên lớp, khung giờ, phòng; màu nền theo Màu lớp. Buổi hủy có nhãn Đã hủy, buổi thay thế có nhãn Buổi bù. Bấm một khối để mở thao tác của buổi đó.

Trên điện thoại, cùng dữ liệu được trình bày thành danh sách theo ngày, không ép bạn đọc lưới bảy cột quá nhỏ. Hãy dùng bộ lọc phòng để kiểm tra phòng A1 trong tuần, rồi bỏ bộ lọc để xem toàn cảnh chi nhánh. Lịch tuần trả lời “thực tế tuần này học gì”; lịch lặp ở Thời khóa biểu trả lời “thông thường lớp học thứ mấy”. Đừng nhầm hai màn hình khi báo thay đổi cho giáo viên hoặc phụ huynh.

Muốn thử xếp một lớp và nhìn lưới tuần trước khi dùng dữ liệu thật? Dùng thử 7 ngày, không cần thẻ → quanlop.vn.