Đọc báo cáo doanh thu, xuất CSV và điều chỉnh học phí khi đối soát

“Tháng này đã thu bao nhiêu?” và “học phí của tháng này còn nợ bao nhiêu?” nghe giống nhau nhưng không phải cùng một phép tính. Phụ huynh có thể nộp tiền tháng trước vào tháng này; một khoản phải thu vừa chốt cũng có thể chưa nhận đồng nào. Nếu bạn chỉ nhìn một con số tổng rồi gửi đi, người đối soát rất khó giải thích vì sao bảng thu và bảng công nợ khác nhau.

Trang Báo cáo doanh thu của QuảnLớp.VN đặt hai góc nhìn cạnh nhau: Đã thu và Phải thu – Đã thu – Còn nợ. Bài này hướng dẫn đọc từng góc, tải CSV tương ứng và điều chỉnh một khoản học phí cụ thể khi cần. Không nhầm thao tác điều chỉnh với việc sửa số trực tiếp trong tệp CSV: tệp tải xuống chỉ là bản xuất tại thời điểm bạn lấy dữ liệu.

Chọn cùng phạm vi trước khi so sánh số liệu

Mở Báo cáo doanh thu trong menu. Ở đầu trang, chọn Nhóm theo: Tháng, Quý hoặc Năm. Sau đó chọn Từ ngày, Đến ngày, Chi nhánh và Lớp. Khi thay đổi chi nhánh, chọn lại lớp phù hợp vì danh sách lớp phụ thuộc phạm vi đã lọc.

1. Đặt Từ ngày và Đến ngày bao trọn khoảng muốn xem. Ngày bắt đầu không được sau ngày kết thúc; ngày kết thúc được tính trong khoảng lọc.
2. Chọn Tháng nếu cần kiểm tra từng tháng; chuyển Quý hoặc Năm nếu cần nhìn nhịp dài hơn. Cách nhóm thay đổi cách gom dòng, không biến khoản đã thu thành khoản phải thu.
3. Lọc Chi nhánh hoặc Lớp trước khi đem số so với sổ nội bộ. Nếu quản lý nhiều cơ sở, đừng cộng thêm một báo cáo toàn trung tâm vào báo cáo của từng cơ sở rồi coi đó là doanh thu mới.
4. Đọc dòng Tổng cộng ở cuối mỗi bảng sau khi dữ liệu tải xong. Nếu báo Chưa có dữ liệu trong khoảng thời gian này, kiểm tra lại mốc ngày và bộ lọc trước khi kết luận lớp không có khoản tiền nào.

Hai phần báo cáo đều dùng bộ lọc đang chọn. Quyền xem báo cáo áp dụng theo phạm vi được phân cho người dùng; giáo viên không mở trang báo cáo này như người quản lý học phí. Khi cần báo cáo một chi nhánh, dùng đúng tài khoản và phạm vi chi nhánh thay vì chia sẻ tệp của toàn trung tâm cho người không liên quan.

Hiểu vì sao hai bảng không phải một

Phần Đã thu gom các phiếu thu đang hiệu lực theo ngày tạo phiếu thu. Nếu bạn thu 800.000 ₫ ngày 13/10 cho khoản học phí phát sinh cuối tháng 9, bảng Đã thu trong khoảng tháng 10 ghi 800.000 ₫. Đây là ví dụ minh họa cách gắn ngày, không phải dữ liệu doanh thu thực của trung tâm nào. Phiếu thu đã hủy không được tính như phiếu đang hiệu lực.

Phần Phải thu – Đã thu – Còn nợ gom theo mốc ghi nhận khoản phải thu, không phải theo ngày tạo phiếu thu. Mốc đó khác nhau theo nguồn: lớp Theo buổi và Cố định tháng lấy 00:00 giờ Việt Nam ngày 1 của tháng học phí; lớp Kỳ học (giảm 50%) lấy thời điểm chốt kỳ; Gói buổi lấy thời điểm mua gói. Với mỗi nhóm khoản có mốc nằm trong khoảng đã lọc, bảng thể hiện tổng học phí phải thu, tiền đã phân bổ vào những khoản đó và phần còn chưa thu. Tiền đã thu ở bảng này có thể đến từ phiếu thu lập ngoài khoảng ngày lọc, miễn là được phân bổ vào khoản phải thu thuộc nhóm đó. Vì vậy, cột Đã thu trong hai bảng không nhất thiết bằng nhau; đừng cố sửa cho hai cột khớp nếu chúng đang nói về hai thời điểm khác nhau.

Ví dụ một khoản tháng 1.600.000 ₫ có mốc ghi nhận là 00:00 ngày 01/09, đã nhận 800.000 ₫ bằng phiếu thu trong tháng 10. Khi lọc tháng 10, phần Đã thu thấy 800.000 ₫; bảng phải thu của tháng 10 không lấy khoản tháng 9 đó, vì mốc của nó là ngày 1 tháng 9 chứ không phải ngày phụ huynh nộp tiền. Muốn xem nợ của khoản tháng 9, lọc khoảng có chứa 00:00 ngày 01/09. Với kỳ, lọc khoảng chứa thời điểm chốt; với gói, lọc khoảng chứa thời điểm mua. Đây là ví dụ minh họa cách gắn mốc, không phải dữ liệu doanh thu thực và không phải tư vấn về cách kê khai thuế.

Xuất đúng tệp CSV cho mục đích đối soát

Mỗi phần Đã thu và Phải thu – Đã thu – Còn nợ có nút Xuất CSV riêng. Sau khi đặt bộ lọc:

1. Đọc tiêu đề phần định xuất. Nếu cần dòng tiền vào theo ngày phiếu thu, chọn nút trong Đã thu. Nếu cần xem các khoản phải thu và số dư, chọn nút trong Phải thu – Đã thu – Còn nợ.
2. Bấm Xuất CSV của đúng phần. Tên tệp có loại báo cáo và khoảng ngày; hai loại không phải hai bản sao của một bảng.
3. Mở tệp để đối chiếu với cùng khoảng ngày, cùng chi nhánh hoặc lớp trên màn hình. Nếu đổi bộ lọc sau khi tải, xuất lại tệp thay vì dùng bản cũ rồi thắc mắc số tổng khác nhau.

CSV giúp lưu và trao đổi bảng tổng hợp; không phải nút gửi tiền hoặc thu tiền hộ trung tâm. Kiểm tra quyền nhận tệp trước khi gửi cho người khác vì dữ liệu doanh thu thuộc nghiệp vụ tài chính của trung tâm. Nếu phát hiện một khoản cần sửa, quay về chính bản ghi học phí trong ứng dụng để còn lưu lý do và dấu vết điều chỉnh.

Điều chỉnh tay một khoản học phí, không sửa tổng báo cáo

Mở Đến hạn học phí, tìm đúng học viên và nguồn khoản thu. Dòng này có Học phí, Đã trả, Còn lại, hạn đóng và lý do tính phí. Nếu cần điều chỉnh mức phải thu, bấm Điều chỉnh tại khoản đó để mở Điều chỉnh học phí.

1. Đối chiếu khoản hiện tại với lịch, điểm danh, giảm trừ và phiếu thu. Nếu chỉ ghi nhận một lần phụ huynh vừa đóng, dùng Thu tiền, không dùng điều chỉnh để giả lập đã thu.
2. Nhập Số tiền mới (₫) là tổng mức phải thu mới, không phải phần chênh lệch. Nhập Lý do điều chỉnh rõ ràng rồi bấm Lưu điều chỉnh.
3. Kiểm tra lại Đã trả và Còn lại. Nếu mức mới thấp hơn tiền đã thu, ứng dụng hiển thị phần Thừa (ghi có); đây không đồng nghĩa đã hoàn tiền cho phụ huynh.
4. Trở lại Báo cáo doanh thu, giữ nguyên bộ lọc để xem số theo khoản phải thu đã cập nhật, rồi xuất CSV mới nếu cần lưu phiên bản sau đối soát.

Ví dụ khoản đang phải thu 1.600.000 ₫, đã nhận 800.000 ₫; sau khi xác minh sai số, bạn đổi mức phải thu thành 700.000 ₫ với lý do thật. Phần chênh 100.000 ₫ hiện là Thừa (ghi có), không phải số nợ âm. Hệ thống lưu mức trước, mức sau, chênh lệch, lý do và người điều chỉnh. Chỉ điều chỉnh khi có căn cứ; nếu vấn đề là một phiếu thu nhập nhầm, hãy rà phiếu thu theo hướng dẫn thu học phí và theo dõi công nợ trước.

Muốn xem hai bảng báo cáo và thao tác đối soát trên dữ liệu mẫu: Xem demo ngay, không cần đăng ký → demo.quanlop.vn.