Chốt sổ trước Tết 2027: công nợ, lịch nghỉ và link lịch cho phụ huynh

Trước Tết, hai tin nhắn hay gặp là “con còn nợ bao nhiêu?” và “sau Tết lớp học lại ngày nào?”. Nếu người thu tiền nhìn bảng công nợ, còn giáo viên tự ghi lịch nghỉ vào nhóm chat, phụ huynh có thể nhận hai câu trả lời khác nhau. Mốc Tết Đinh Mùi thứ Bảy 06/02/2027 là ngày tham khảo từ lịch 2027, không phải thông báo nghỉ Tết chính thức áp dụng cho mọi cơ sở. Bạn cần tự quyết định lịch nghỉ lớp mình và theo dõi thông báo chính thức khi có.

Chốt sổ nghĩa là chốt đúng phần đã học, không thu trước tương lai

Đầu tiên tách ba việc: đối soát buổi đã dạy, xác định học phí phải thu, ghi tiền thực nhận. Chốt tháng hoặc kỳ chỉ khi dữ liệu buổi học đủ điều kiện, không bấm trước cho các buổi Tết chưa diễn ra để “khép sổ cho gọn”. QuảnLớp.VN khóa điểm danh thuộc kỳ/tháng sau khi chốt; sai lịch hoặc thiếu điểm danh lúc ấy cần quy trình điều chỉnh, tốn công hơn rà ngay từ đầu.

Ví dụ vào cuối tháng 1/2027: kiểm các tháng đã học và kỳ đã đủ buổi; còn lớp có buổi bù dự kiến sau Tết thì rà xem kỳ N buổi đã thật sự hoàn tất chưa. Với lớp Cố định tháng, mục Tháng học phí cho xem trước trạng thái Đang mở, dòng từng học viên, số buổi theo lịch, buổi hủy không bù, tiền gốc và lý do. Khi dữ liệu đã hoàn chỉnh, bấm Chốt tháng. Với lớp Kỳ học (giảm 50%), vào Học phí → Kỳ học, mở kỳ đang học, xem chi tiết rồi chỉ Chốt kỳ học phí khi đủ buổi chính thức và điểm danh. Đừng nhầm kỳ N buổi với tháng dương lịch: một kỳ có thể qua Tết và chỉ chốt sau buổi cuối cùng.

Checklist 5 bước trước khi nghỉ

1. Khóa lịch nghỉ của cơ sở bằng quyết định nội bộ. Xác định lớp nào nghỉ buổi nào, ai phụ trách báo phụ huynh, ngày học lại dự kiến. Đừng lấy dải ngày nghỉ trên website lịch làm lịch chính thức cho trung tâm. Với buổi sắp tới sẽ không diễn ra, mở Lịch học → Hủy buổi; hệ thống chỉ cho hủy buổi chưa diễn ra. Nếu chỉ đổi giờ của một buổi, chọn Đổi giờ thay vì hủy.
2. Gắn học bù vào đúng buổi gốc. Nếu có buổi học thay thế, mở buổi đã hủy và bấm Tạo buổi bù. Nhập Bắt đầu, Kết thúc, rà phòng và thông báo lịch mới. Không để cả buổi nghỉ và buổi bù thành hai buổi đã học. Nếu chưa ấn định ngày bù, nói rõ “sẽ cập nhật” thay vì báo chắc một ngày chưa thống nhất.
3. Rà điểm danh các buổi đã học. Phân biệt Có mặt, Muộn, Có phép, Vắng và trường hợp chưa đánh dấu. Buổi hủy không tính là buổi dạy; buổi chưa điểm danh không mặc nhiên là vắng. Một tháng vẫn thiếu buổi xác nhận hoặc học viên chưa điểm danh sẽ bị chặn khi chốt. Với kỳ, cần kiểm đủ buổi chính thức trước khi chốt.
4. Chốt đúng tháng hoặc kỳ đủ điều kiện. Ở lớp thu tháng, xem trước rồi Chốt tháng; ở lớp kỳ, xem bảng tạm tính rồi Chốt kỳ học phí. Ví dụ phí tháng 1.600.000 ₫, 8 buổi theo lịch, học viên vào khi còn 4 buổi và trung tâm hủy 1 buổi không bù: khoản tháng là 600.000 ₫ (800.000 ₫ phần từ lúc vào trừ 200.000 ₫ buổi hủy). Đây là phép tính theo mô hình tháng của sản phẩm, không phải quy định lễ Tết. Nếu có bù, không trừ như buổi hủy không bù.
5. Đối chiếu tiền và gửi lịch cho gia đình. Mở Đến hạn học phí, lọc Chưa thanh toán hoặc Quá hạn, nhìn đúng Học phí, Đã trả, Còn lại, Hạn đóng. Khi trung tâm thực nhận tiền, bấm Thu tiền trên dòng học viên, ghi số thực nhận; thu một phần thì vẫn còn khoản phải theo dõi. Sau đó mở trang lớp, chọn Chia sẻ lịch, tạo Link công khai và Sao chép để gửi phụ huynh.

Một bảng nội bộ ngắn có thể ghi: lớp, người phụ trách, buổi nghỉ, buổi bù, kỳ/tháng được chốt, tổng phải thu, đã nhận, còn lại, người gửi lịch. Đó là bảng phân công công việc, không phải tính năng tự xuất sổ Tết trong sản phẩm. Mục tiêu là mỗi câu hỏi của phụ huynh có một nơi để tra lại.

Link lịch công khai hiển thị gì và giới hạn ở đâu?

Link từ Chia sẻ lịch cho phụ huynh xem tên lớp, cơ sở, giờ, phòng, trạng thái buổi và nhãn học bù, không cần đăng nhập. Trang công khai không đưa tên học viên. Khoảng buổi là cửa sổ trượt tính từ lúc mở trang: giờ bắt đầu từ đúng 14 ngày (14×24 giờ) trước đến trước mốc 56 ngày (56×24 giờ) sau. Buổi đúng mốc 56 ngày sau không hiện. Nếu gửi link quá sớm, lịch sau Tết có thể chưa nằm trong khoảng đang hiển thị. Link có hạn 180 ngày; link đầy đủ chỉ hiện khi vừa tạo hoặc tạo lại, vì hệ thống không lưu token để lấy lại nguyên văn. Khi muốn đổi link, dùng Tạo lại link; khi không cần nữa, dùng Thu hồi link.

Đó là link lịch, không phải bảng học phí, chứng từ thu tiền hay thông báo nghỉ lễ đã được nhà nước phê duyệt. Đừng gửi link rồi mặc định phụ huynh đã thấy hết các khoản còn thiếu. Nếu cần thông báo hủy hoặc đổi buổi qua kênh Zalo/email, việc gửi phụ thuộc kênh mà cơ sở đã kết nối và điều kiện gửi của kênh; luôn kiểm tra tin đã tới đúng người.

Sau Tết: nối tiếp sổ, không làm lại từ đầu

Ngày đầu trở lại, đối chiếu buổi bù thực tế với lịch đã chia sẻ; giáo viên điểm danh buổi đã dạy, người thu tiền xem lại cột Còn lại của từng học viên. Một khoản đang chờ thanh toán trước Tết không tự biến mất sau khi đổi tháng. Nếu phụ huynh báo đã đóng mà màn hình vẫn còn nợ, kiểm phiếu thu và chứng từ trước khi ghi thêm một khoản mới. Đọc hướng dẫn theo dõi công nợ học phí nếu bạn cần trình tự ghi khoản đã nhận, số còn lại và xử lý phiếu thu.

Xem demo ngay, không cần đăng ký → demo.quanlop.vn.