Thu học phí và theo dõi công nợ trên QuảnLớp.VN
Hướng dẫn xem học phí đến hạn, lập phiếu thu một phần hoặc toàn bộ và đối soát công nợ theo học viên, chi nhánh trên QuảnLớp.VN.
· 4 phút đọc
Phụ huynh nói đã đóng một phần, người thu tiền nhớ một con số khác, còn sổ ghi chép chưa cập nhật. Nếu khoản đã thu và khoản còn lại nằm ở nhiều chỗ, đến hạn thu tiếp rất dễ bỏ sót. Trên QuảnLớp.VN, sau khi chốt kỳ, bạn có thể xem học phí phải thu theo từng học viên, tạo phiếu thu và theo dõi cả trường hợp phụ huynh đóng nhiều lần.
Bắt đầu từ tổng quan, rồi đi vào từng khoản
Màn hình Tổng quan có Công nợ đang chờ và Quá hạn thanh toán. Đây là chỗ nhìn tình hình chung, không thay thế cho việc kiểm tra từng dòng. Nếu trung tâm có nhiều chi nhánh, xem thêm phạm vi cơ sở đang chọn để tránh lấy số tổng hệ thống làm số của một nơi.
Vào Đến hạn học phí để xem từng dòng Học viên, Lớp, Học phí, Đã trả, Còn lại, Hạn đóng, Trạng thái. Có thể lọc theo chi nhánh và trạng thái. Thay vì hỏi “ai chưa đóng?”, hãy đọc đúng cột Còn lại và Hạn đóng: một em đã trả một phần không giống một em chưa trả gì.
Dữ liệu mẫu minh họa một khoản học phí 1.600.000 ₫, đã trả 800.000 ₫, còn 800.000 ₫ với hạn đóng 15/10/2026. Đó là ví dụ trên demo, không phải số tiền mặc định áp dụng cho lớp của bạn.
Tạo phiếu thu khi nhận tiền
- Trên dòng cần ghi nhận, bấm Thu tiền.
- Trong hộp thoại Tạo phiếu thu học phí, đối chiếu học phí kỳ, số đã thanh toán, số còn lại và hạn đóng.
- Nhập Số tiền thu. Nếu phụ huynh mới đóng một phần, chỉ điền số thực nhận; phần chưa đóng vẫn được theo dõi.
- Điền Ghi chú khi cần đối soát, rồi bấm Xác nhận thu tiền.
- Vào Học phí → tab Phiếu thu để xem lại các khoản đã ghi nhận.
Nếu ghi nhận nhầm, bạn có thể hủy phiếu thu và nêu lý do hủy. Đừng tạo thêm một phiếu thu mới để “bù” cho lỗi cũ mà không kiểm tra lịch sử: khi cần giải thích với phụ huynh, lịch sử phiếu thu là căn cứ đối chiếu từng lần ghi nhận.
Tạo thói quen đối soát cuối kỳ
Trước khi liên hệ về một khoản còn nợ, kiểm tra bảng học phí kỳ đã chốt, hạn đóng và các phiếu thu liên quan. Cách chốt kỳ học phí giải thích số tiền phải thu ban đầu; mục Phiếu thu giải thích số đã nhận. Hai phần trả lời hai câu hỏi khác nhau, nên đừng dùng ảnh của một phần để thay cho phần còn lại.
Mẹo: thống nhất trong nhóm người thu tiền rằng mỗi lần nhận tiền đều lập phiếu theo đúng học viên và kỳ. Dù phụ huynh đóng một lần hay nhiều lần, cột Còn lại mới là số cần theo dõi tiếp.
Câu hỏi thường gặp
Phụ huynh đóng trước một nửa có ghi nhận được không?
Có. Nhập số tiền thực nhận trong Số tiền thu; khoản còn lại vẫn hiện để bạn tiếp tục theo dõi. Không cần đánh dấu đã trả đủ khi mới nhận một phần.
Hạn đóng học phí lấy ở đâu?
Trong Cài đặt → Học phí, bạn đặt Hạn đóng học phí (ngày). Ngày đến hạn được tính từ ngày chốt kỳ cộng số ngày đã đặt.
Phụ huynh thanh toán học phí trực tuyến qua ứng dụng này được không?
Không có cổng thanh toán học phí trực tuyến cho phụ huynh trong quy trình này. Thu tiền là thao tác ghi nhận khoản trung tâm đã nhận; thanh toán QR trong Gói dịch vụ là để trung tâm mua gói phần mềm, không phải để phụ huynh đóng học phí.
